Dataskyddsbeskrivning

Detta är Suomen Kansanmusiikkiliitto ry:s register- och dataskyddsbeskrivning i enlighet med personuppgiftslagen (10 och 24 §) och EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Upprättad 27.5.2018.

1. Personuppgiftsansvarig
Suomen Kansanmusiikkiliitto ry, Hämeentie 34 D, 00530 Helsingfors
www.kansanmusiikkiliitto.fi
(09) 8731320, toiminnanjohtaja@kansanmusiikkiliitto.fi

2. Kontaktperson med ansvar för registret
Päivi Ylönen-Viiri
toiminnanjohtaja@kansanmusiikkiliitto.fi, 0500 431913

3. Registrets namn:
Medlemsregister
Arbetstagarregister

4. Rättslig grund och syftet med behandlingen av personuppgifter
Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är
– Uppgifter som den registrerade själv lämnat i samband med registreringen
– Avtalsförhållandet mellan den registrerade och den personuppgiftsansvarige
– Fullgörandet av den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter
– Den personuppgiftsansvariges berättigade intresse, som grundar sig på ett kund- eller anställningsförhållande mellan den registrerade och den personuppgiftsansvarige
Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är personens samtycke. Uppgifterna används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

5. Registrets datainnehåll
De uppgifter som sparas i medlemsregistret är: namn och adressuppgifter. För en del finns i registret också e-postadress, telefonnummer samt födelsedatum.
Suomen Kansanmusiikkiliittos anställda uppdaterar medlemsregistret. Strävan är att hålla medlemmarnas och tidningsprenumeranternas namn- och adressuppgifter uppdaterade. Uppgifterna om personer vars medlemskap har upphört raderas inom tre år.
Arbetstagarregistren och registret över faktureringskunder
Suomen Kansanmusiikkiliittos löneräkning och bokföring sköts av Tilitoimisto Leerma. Med dem ingås ett avtal om behandling av personuppgifter. Materialet levereras mellan bokföringsbyrån och Suomen Kansanmusiikkiliitto personligen eller per e-post.
Faktureringsprogrammet Fivaldi är lösenordsskyddat och har en aktivitetslogg.
Tilitoimisto Leerma har fungerande skyddsåtgärder.

6. Regelmässig uppgiftskälla
Uppgifter om nya personer fås i regel via webblanketten eller per telefon.

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU och EES
En gång om året skickas en faktura till medlemmarna och tidningsprenumeranterna. Fakturorna skrivs ut hos Suomen Kansanmusiikkiliitto och skickas per post. Påminnelsefakturor skrivs ut i slutet av året för de medlemmar som inte har betalat. Betalningsuppgifterna hämtas maskinellt från bankprogrammet till medlemsregistret. Verksamhetsledare Päivi Ylönen-Viiri gör två gånger om året betalningslistor över medlemmar som betalat, samtidigt som hon redovisar medlemsorganisationernas andelar av medlemsintäkterna till dem. Den första görs på hösten och den andra efter årsskiftet.
Suomen Kansanmusiikkiliitto lämnar ut adressuppgifter till sina egna medlemsorganisationer om respektive medlemsförenings egna personmedlemmar. Med medlemsorganisationerna ingås avtal där det fastställs till vilka av deras representanter uppgifter får lämnas.
För postningen av varje nummer av tidningen Kansanmusiikki levererar Suomen Kansanmusiikkiliitto elektroniskt en adressfil till tryckeriet i Forssa. En separat fil för adresser som postas i Finland och adresser som postas utomlands.

Uppgifter lämnas inte ut utanför EU eller EES.

8. Principerna för skyddet av registret
Vid behandlingen av registret iakttas omsorgsfullhet, och uppgifter som behandlas med hjälp av informationssystem skyddas på behörigt sätt. När registeruppgifter förvaras på internetservrar sörjs det på behörigt sätt för utrustningens fysiska och digitala datasäkerhet. Den personuppgiftsansvarige ser till att sparade uppgifter, behörigheter till servern och andra uppgifter som är kritiska för personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av de anställda till vars arbetsbeskrivning det hör.

9. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av uppgifter
Var och en som finns i registret har rätt att kontrollera de uppgifter om sig själv som sparats i registret och att kräva att eventuella felaktiga uppgifter rättas eller bristfälliga uppgifter kompletteras. Om en person vill kontrollera de uppgifter som sparats om hen eller kräva rättelse av dem, ska begäran skickas skriftligen till den personuppgiftsansvarige. Den personuppgiftsansvarige kan vid behov be den som framställer begäran att styrka sin identitet. Den personuppgiftsansvarige svarar kunden inom den tid som föreskrivs i EU:s dataskyddsförordning.

10. Övriga rättigheter i anslutning till behandlingen av personuppgifter
Den som finns i registret har rätt att begära att personuppgifter som gäller hen raderas ur registret. Begäran ska skickas skriftligen till den personuppgiftsansvarige.